Wanneer u een afspraak heeft gemaakt bij Osteopathie Centrum Bennekom wordt u verzocht de Algemene Voorwaarden en de Privacyverklaring van Osteopathie Centrum Bennekom door te nemen. Deze kunt u inzien op www.osteopathie.nu. Bij aanvang van uw  eerste consult wordt u gevraagd of u akkoord gaat met de Algemene Voorwaarden en de Privacyverklaring. Dit akkoord wordt opgenomen in uw dossier.

Reglement AVG- Privacybeleid  Osteopathie Centrum Bennekom Privacystatement

Op 25 mei 2018 zal de nieuwe Privacywetgeving in werking treden. Het gaat dan om Privacy Richtlijn (95/46/EG) en de Richtlijn privacy en elektronische communicatie (2002/58/EG), de nationale wetten ter uitvoering van deze richtlijnen en/of, in voorkomend geval, de verordening (EU) 2016/679 (de "Algemene Verordening Gegevensbescherming"). Een en ander samengevat als de AVG. Deze wetgeving zal de wet Bescherming persoonsgegevens vervangen. De AVG verwacht een meer pro-actieve rol van iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt. De meest relevante wijzigingen waar rekening mee dienen te worden gehouden zijn:

 De Autoriteit Persoonsgegevens (hierna AP) blijft net als voorheen onder de wet Bescherming persoonsgegevens de autoriteit die controleert of organisaties zich aan de wetgeving houden.

Ter voorbereiding op de nieuwe regelgeving heeft de AP een stappenplan opgesteld:

 Het AVG-10 stappenplan:

Een nadere uitwerking van dit stappenplan en naleving in de praktijk daarvan dient ervoor zorg te dragen dat Osteopathie Centrum Bennekom  zich zoveel mogelijk aan de nieuwe wetgeving AVG kan houden. Hieronder zullen de verschillende stappen worden besproken. Daarbij wordt nagegaan in hoeverre deze punten binnen Osteopathie Centrum Bennekom gelden, waar Osteopathie Centrum Bennekom  tegen aan loopt en op welke wijze Osteopathie Centrum Bennekom  op een verantwoorde manier aan de ‘nieuwe’ verplichtingen kan voldoen.

Bewustwording

Osteopathie Centrum Bennekom  is een praktijk waarbinnen Dhr. E. van de Leemkolk, dhr. J. Roossink en mw. M. Pouw osteopathie als dienstverlening aanbiedt. Om dat doel te kunnen uitvoeren dient Osteopathie Centrum Bennekom  persoonsgegevens van patiënten te verwerken en gebruiken binnen de dagelijkse bedrijfsvoering.

De gegevens die worden gedocumenteerd zijn privacy gevoelig. Het gaat om persoonsgegevens, aan de hand waarvan de betrokkene zowel direct als indirect geïdentificeerd kan worden. Ten einde er zeker van te zijn dat met die gegevens wordt omgegaan op een wijze die verantwoord is en voldoet aan de privacy wetgeving zoals per 25 mei 2018 van kracht zal worden heeft Osteopathie Centrum Bennekom  ervoor gekozen met het onderhavige protocol in kaart te brengen, aan de hand van het AVG stappenplan (zoals hiervoor opgesomd), op welke wijze invulling gegeven dient te worden aan de AVG.

Het betreft hier registratie van persoonsgegevens met een gerechtvaardigd belang. Immers de patiënten melden zich zelf aan bij Osteopathie Centrum Bennekom . Zij willen graag geholpen worden door de osteopaat voor hun klachten.

Rechten van betrokkenen

Om een eerlijke verwerking van persoonsgegevens te waarborgen geeft de Verordening diverse rechten aan de betrokkene. De betrokkene kan deze rechten uitoefenen tegen de verwerkingsverantwoordelijke. De betrokkene heeft:

Een patiënt of voormalig patiënt (de betrokkene) kan om bovenstaande gegevens verzoeken. De betrokkene kan zulks doen per mail naar info@osteopathie.nu  De betrokkene dient zich daarbij te legitimeren, opdat Osteopathie Centrum Bennekom met voldoende zekerheid kan vaststellen dat degene die het verzoek doet daadwerkelijk de betrokkene is.

Osteopathie Centrum Bennekom zal binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek betrokken informeren over de uitvoering van het verzoek. Bij complexe, of een veelvoud aan verzoeken kan deze termijn verlengd worden met maximaal 2 maanden. De betrokkene zal in een dergelijk geval van verlengde termijn van uitvoering van het verzoek daaromtrent geïnformeerd worden. De informatie wordt in principe schriftelijk verstrekt.

In sommige gevallen mag Osteopathie Centrum Bennekom  weigeren tot uitvoering van het verzoek om gegevensverstrekking over te gaan, dan wel daarvoor kosten in rekening brengen. Het moet dan gaan om de situatie dat de betrokkene buitensporige of ongegronde verzoeken doet. (Bijvoorbeeld meerdere verzoeken achter elkaar om dezelfde gegevens. Dan wel wanneer sprake is van een van de beschermende noodzakelijkheidscriteria welke de AVG kent zoals bijvoorbeeld in het kader van een (strafrechtelijk) onderzoek naar de betrokkene). Indien Osteopathie Centrum Bennekom  weigert aan het verzoek te voldoen, zal Osteopathie Centrum Bennekom  zulks motiveren en de betrokkene wijzen op het klachtrecht bij de toezichthouder AVG.

Osteopathie Centrum Bennekom  realiseert zich dat indien zij een schriftelijke beslissing neemt in het kader van de uitoefening van de rechten van de betrokkene, dat dit dan geldt als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

In sommige gevallen dient Osteopathie Centrum Bennekom  de betrokken patiënt uit zichzelf te informeren. Dit is het geval indien:

- gegevens buiten de betrokkene om worden verkregen

- gegevens voor een ander doel gebruikt gaan worden dan waar de gegevens oorspronkelijk voor waren afgegeven. Osteopathie Centrum Bennekom  zal in die gevallen binnen 1 maand betrokkene informeren.

Indien de behandeling van de patiënt eindigt zal Osteopathie Centrum Bennekom de persoonsgegevens nog enige tijd in haar systeem bewaren. De wet Wgbo bepaalt dat medische dossiers 15 jaar moeten worden bewaard. Aan die bewaartermijn zal Osteopathie Centrum Bennekom  zich houden. De dossiers zullen na 15 jaar vernietigd worden. Binnen het dossier bevinden zich tevens gegevens van niet medische aard.

Ten einde er zeker van te zijn dat de betrokkene een volledig beeld heeft van de wijze waarop met diens persoonsgegevens wordt omgegaan en met welk doel en onder welke grondslag (gerechtvaardigd belang), zal iedere betrokken bij registratie toegang krijgen tot deze privacystatement en de hierbij behorende documenten. Osteopathie Centrum Bennekom  zal deze gegevens op de website plaatsen en iedere betrokkene op die vindplaats wijzen.

Register van verwerkingsactiviteiten

Osteopathie Centrum Bennekom  verwerkt persoonsgegevens van patiënten. De volgende persoonsgegevens worden van deze leden verwerkt. Ten aanzien van al deze vormen van persoonsgegevens zal Osteopathie Centrum Bennekom  een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden. Daarin worden alle soorten persoonsgegevens die verwerkt zullen worden opgenoemd.

  1. Persoonlijke gegevens 
    Uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer , geboortedatum en BSN nummer. Deze gegevens heeft Osteopathie Centrum Bennekom nodig om rekeningen te kunnen sturen en contact met u op te nemen in het kader van behandeling en afspraken.
  2. Medische gegevens 
    Het gaat om gegevens die te maken hebben met uw klacht, zoals de aard en verloop ervan, maar ook uw algemene welbevinden of uw medische voorgeschiedenis. Deze gegevens zijn alléén bedoeld voor de behandelingen die ik geef in mijn praktijk. Ik verstrek ze alleen aan derden als dit in het belang is van de behandeling en met uw toestemming indien dit nodig is.

In het geval de patiënt een klacht indient tegen de osteopaat, zullen die gegevens eveneens worden verwerkt door Osteopathie Centrum Bennekom .

DPIA (Data protection impact assessment)

DPIA staat voor gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Een DPIA is alleen verplicht wanneer sprake is van gegevensverwerking welke waarschijnlijk een hoog privacy risico oplevert. Binnen de AVG worden drie situaties besproken wanneer sprake is van verhoogd risico.:

- systematisch en uitvoerig persoonlijke aspecten evalueren

- op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken

- op grote schaal en systematisch mensen volgen in een publiek toegankelijk gebied

Naast de criteria uit de AVG zelf heeft de werkgroep van Europese privacy toezichthouders een lijst met 9 criteria opgesteld om nader te bezien of een DPIA nodig is. De criteria die op osteopaten van toepassing zouden kunnen zijn:

- gevoelige gegevens verwerking

- grootschalige gegevens verwerking

- gegevensverwerking over kwetsbare personen

De privacytoezichthouders zien verwerkingen van bijzondere persoonsgegevens door individuele artsen niet als grootschalig. Individuele artsen hoeven dus geen DPIA uit te voeren. Het ligt voor de hand dat de gegevensverwerking door de individuele osteopaat aldus evenmin de uitvoering van een DPIA behoeft. Osteopathie Centrum Bennekom zal zodoende geen DPIA uitvoeren.

Evenwel is Osteopathie Centrum Bennekom  zich ervan bewust dat sprake is van bijzondere persoonsgegevens. De inhoud van een medisch dossier is gevoelig voor de betrokkene en vergt een grote mate van vertrouwelijkheid. Osteopathie Centrum Bennekom  zal zich zodoende inzetten die gegevens vertrouwelijk te laten blijven.

De gegevens zoals Osteopathie Centrum Bennekom  registreert zijn slechts bedoeld voor intern gebruik. De persoonsgegevens worden gebruikt om te waarborgen dat de osteopaat de patiënt zo goed mogelijk van dienst kan zijn. Van dienst zijn in het verhelpen van de klachten en van dienst zijn door het mogelijk maken dat de ziektekostenverzekering de kosten zoveel mogelijk vergoedt.

Op termijn zal de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een lijst van verwerkingen publiceren waar een DPIA voor verplicht is. Zodra die lijst er is, zal Osteopathie Centrum Bennekom haar verwerking van persoonsgegevens opnieuw tegen het licht houden om te bezien of nog nadere maatregelen nodig zijn.

Privacy by design & privacy by default

Privacy door ontwerp en door standaardinstellingen voor producenten. Osteopathie Centrum Bennekom  is producent van een dienst, welke wordt ondersteund door de verwerking van persoonsgegevens. Zodoende houdt Osteopathie Centrum Bennekom  bij de ontwikkeling en uitwerking van die dienst rekening met het recht op bescherming van persoonsgegevens. Met inachtneming van de stand van de techniek ziet Osteopathie Centrum Bennekom  erop toe dat de verwerkingsverantwoordelijken en de verwerkers in staat zijn te voldoen aan hun verplichtingen inzake gegevensbescherming.

Osteopathie Centrum Bennekom  let daarbij op:

Functionaris voor de gegevens bescherming

Net als voor de DPIA geldt dat de individuele praktijk van een osteopaat door de AP niet wordt gezien als een grootschalige verwerker. Het instellen van een FG is ondanks dat het gaat om bijzondere persoonsgegevens niet noodzakelijk. Daarbij stipt Osteopathie Centrum Bennekom  nogmaals aan dat in deze sprake is van het verwerken van persoonsgegevens op verzoek van de patiënt, nu deze een zo goed mogelijke behandeling wenst. Osteopathie Centrum Bennekom  verwerkt geen persoonsgegevens voor commerciële doeleinden. Patiënten worden niet gevolgd door Osteopathie Centrum Bennekom  aan de hand van de persoonsgegevens.

Osteopathie Centrum Bennekom  benadrukt opnieuw zich te realiseren persoonsgegevens te verwerken die een hoge mate van vertrouwelijkheid kennen. Osteopathie Centrum Bennekom  meent echter alle maatregelen te hebben genomen, ten einde erop toe te zien dat de persoonsgegevens van patiënten niet voor andere doeleinden gebruikt worden dan bedoeld is.

Meldplicht Datalekken

Een datalek in de zin van de AVG is een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Het is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Het is voor de kwalificatie als ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ niet relevant dat er boze opzet in het spel is. Naast het ‘hacken’ van persoonsgegevens, kan ook gedacht worden aan gegevens die op een verloren laptop staan of een afgesloten website met persoonsgegevens die per ongeluk openstaat. Een inbreuk op de beveiliging houdt in dat zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan. Er is niet uitsluitend sprake van een dreiging, of van een tekortkoming in de beveiliging (ook wel aangeduid als een beveiligingslek) die zou kunnen leiden tot een beveiligingsincident. Er heeft zich daadwerkelijk een beveiligingsincident voorgedaan, waarbij de getroffen preventieve maatregelen niet toereikend waren om dit te voorkomen.

Osteopathie Centrum Bennekom  zal ieder datalek aan de AP melden, tenzij onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Osteopathie Centrum Bennekom  zal binnen 72 uur na ontdekking de AP in kennis stellen, ook indien nog niet alle informatie voorhanden is. Bovendien zal Osteopathie Centrum Bennekom het datalek onverwijld melden aan de betrokkenen, indien sprake is van een hoog risico door de inbreuk op de persoonsgegevens. Voor de vraag of sprake is van een hoog risico zal Osteopathie Centrum Bennekom  eerst nader onderzoek daar naar mogen doen.

Het datalek zal door Osteopathie Centrum Bennekom  gedocumenteerd worden in een overzicht van datalekken die zich binnen Osteopathie Centrum Bennekom  hebben voorgedaan. Niet alleen zullen de feiten omtrent de inbreuk en de gevolgen daarvan in dit overzicht worden gedocumenteerd, doch eveneens de genomen corrigerende maatregelen.

Verwerkersovereenkomsten

Osteopathie Centrum Bennekom  maakt gebruik van Intramed voor het verwerken van de persoonsgegevens in een patiëntenbeheerplatform. Dit bedrijf dient zodoende gezien te worden als een verwerker. Ten einde ervan verzekerd te zijn dat Intramed zich aan de vereisten houdt welke nodig zijn om te voldoen aan de AVG heeft Osteopathie Centrum Bennekom  een verwerkersovereenkomst afgesloten met Intramed.

Binnen de verwerkersovereenkomst met Intramed zijn in ieder geval de volgende zaken geregeld:

Osteopathie Centrum Bennekom  maakt geen gebruik van andere verwerkers dan Intramed. Wel maakt Osteopathie Centrum Bennekom   gebruik van een accountant. Deze verwerkt geen gegevens van patiënten, maar heeft wel inzage in sommige persoonsgegevens. Vooral de gegevens rondom betalingen zal de accountant in kunnen zien. Zodoende heeft accountant een geheimhoudingsverklaring ondertekend. In die verklaring wordt niet alleen weergegeven dat de accountant zelf geheimhouding zal betrachten over alle persoonsgegevens die deze te zien krijgt van patiënten van Osteopathie Centrum Bennekom , ook de medewerkers en derden waar de accountant gebruik van maakt hebben diezelfde geheimhoudingsplicht. Bovendien is in de verklaring opgenomen dat de accountant geen persoonsgegevens van patiënten zal verwerken.

Leidende Toezichthouder

Osteopathie Centrum Bennekom  dient te bepalen onder welke toezichthouder zij valt. Osteopathie Centrum Bennekom  heeft 1 vestiging te Bennekom. Dit is op Nederlandse bodem. De werkzaamheden van Osteopathie Centrum Bennekom  rusten op Nederlands grondgebied. De Leidende toezichthouder voor Osteopathie Centrum Bennekom  is dus de Autoriteit Persoonsgegevens te Nederland.

Toestemming

Voor de verwerking van bepaalde gegevens is toestemming nodig van de betrokkene. Dat is het geval indien het gaat om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard. Ook het nationaal identificatienummer (BSN) is een zaak waarbij expliciete toestemming van de betrokkene nodig is, indien dat nummer wordt verwerkt. Osteopathie Centrum Bennekom  verwerkt het BSN nummer van haar patiënten nu Osteopaten verplicht zijn dit nummer te gebruiken in correspondentie met andere zorgverleners. Het verwerken van gegevens over de gezondheid betreft eveneens een bijzondere categorie gegevens waarvan voor de verwerking toestemming nodig is van de patiënt. Het heeft echter de sterke voorkeur het verwerken van alle persoonsgegevens op voorhand met patiënten te bespreken en bij die verwerking expliciet te vermelden of de patiënt toestemming heeft gegeven voor die verwerking.

Osteopathie Centrum Bennekom  zal op de volgende wijze invulling geven aan deze benodigde toestemming. Naast het opstellen van een behandelplan zal bij de intake van een patiënt een overzicht worden gegeven van de afspraken. Deze zullen met de patiënt worden doorgenomen en vervolgens aan de patiënt ter hand worden gesteld dan wel aan de patiënt worden verzonden per mail, waarbij aangetekend wordt dat het hier een bevestiging van de gemaakte afspraken betreft. Er zal om een ontvangstbevestiging worden verzocht bij de patiënt. Op deze ‘opdrachtbevestiging’ zullen de belangrijkste gegevens worden benoemd over wat de patiënt kan verwachten van de osteopaat. Het gaat om het volgende:

- dat patiënt is gewezen op het feit dat persoonsgegevens verwerkt zullen worden en om welke persoonsgegevens het gaat;

- dat patiënt voor die verwerking expliciet toestemming heeft verleend;

- dat patiënt rechten heeft ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens en dat patiënt deze en de verdere werkwijze van Osteopathie Centrum Bennekom  met betrekking tot die persoonsgegevens kan nalezen in het onderhavige reglement zoals op de website van Osteopathie Centrum Bennekom  staat vermeld;

- dat patiënt gewezen wordt op de bewaartermijn(en) van de persoonsgegevens

- dat patiënt de mogelijkheid heeft een klacht tegen Osteopathie Centrum Bennekom  in te dienen bij het NRO of NOF

- wat het consulttarief is van Osteopathie Centrum Bennekom 

Slotwoord

Osteopathie Centrum Bennekom  gaat ervan uit met dit privacybeleid aan alle vereisten van de nieuwe AVG regels te voldoen. Osteopathie Centrum Bennekom  is zich ervan bewust dat sprake is van nieuwe regelgeving en dat zulks inhoudt dat nog niet alle facetten zich even makkelijk laten uiteenzetten. Osteopathie Centrum Bennekom  zal de aanpassingen, beslissingen en verder nieuws vanuit de AP volgen, opdat tijdige maatregelen genomen kunnen worden deze beleidsregels alsnog verder aan te scherpen, of bij te snijden.